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Das kleine Beschaffungs-ABC

Damit rund um das Thema „Öffentlicher Einkauf durch das Beschaffungsamt des BMI" keine Fragen offen bleiben, haben wir wichtige Begriffe kurz erläutert.

Anbieter/Bieter: Wirtschaftsteilnehmer, die sich am Vergabeverfahren beteiligen und Angebote abgeben.

Angebot: Der erklärte Wille des Bieters, eine Leistung zu erbringen. Im Rahmen von Vergabeverfahren unterbreiten Bieter mit ihrem Angebot dem öffentlichen Auftraggeber Leistungen mit Preisangaben zu definierten Bedingungen. Das Angebot muss den formellen Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers entsprechen und die geforderten Erklärungen und Nachweise (zum Beispiel Qualitätszertifikate) enthalten.

Angebotsfrist: Die Zeit, die dem Bieter zur Erstellung und Einreichung des Angebotes zur Verfügung steht. Sie beträgt zum Beispiel beim offenen Vergabeverfahren regelmäßig mindestens 52 Tage, gerechnet vom Tag des Absendens der Bekanntmachung an bis zum Eingang des Angebots beim Auftraggeber.

Auftrag: In der Beschaffung ist der öffentliche Auftrag ein entgeltlicher Vertrag eines öffentlichen Auftraggebers mit einem Wirtschaftsteilnehmer über Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen.

Bekanntmachung: Öffentlich zugängliche Information über Vergabeverfahren. In einigen Vergabeverfahren sind bereits unverbindliche Vorinformationen über zukünftig geplante Vergabeverfahren bekannt zu machen. Dann sind Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerbe und häufig auch Vergabeverfahrensergebnisse bekannt zu machen. Dies erfolgt durch Internetportale, amtliche Veröffentlichungsblätter, im Einzelfall auch durch Fach- oder Tageszeitungen. Hiermit soll eine möglichst große Zahl von potenziellen Bewerbern und Bietern Kenntnis über Aufträge erlangen und sich am Verfahren beteiligen.

Bedarfsträger: Behörden oder sonstige Institutionen, die feststellen, dass sie Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen von Unternehmen brauchen.

Beschaffungsaufträge: Bedarfsträger, die ihren Bedarf nicht selber mittels Vergabeverfahren decken, sondern sich einer anderen Behörde zur Bedarfsdeckung bedienen, senden dieser einen Beschaffungsauftrag. So kann zum Beispiel die Kundenbehörde Bundespolizei das Beschaffungsamt gemäß den Richtlinien für Beschaffungsverfahren beauftragen, einen Wasserwerfer zu kaufen.

Bieterinformation vor Zuschlagserteilung: Bevor der öffentliche Auftraggeber das Angebot eines Bieters annimmt, benachrichtigt er nichtberücksichtigte Bieter über seine Vergabeabsicht.

Bindefrist: Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Sie beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Das Ende der Bindefrist ist in der Bekanntmachung angegeben.

Eignung: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters in Bezug auf die zu erbringende Leistung. Der öffentliche Auftraggeber kann zum Nachweis der Eignung Unterlagen und Angaben fordern (zum Beispiel Firmendarstellung oder Informationen zur Qualifikation der Mitarbeiter), soweit es durch den Gegenstand des Auftrags gerechtfertigt ist.

Fachkunde: Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten, die für die Ausführung der zu vergebenden Leistung erforderlich sind.

Leistungsfähigkeit: Ein Bieter ist leistungsfähig, wenn er über die personellen, kaufmännischen, technischen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können.

Lose: Leistungsteile, die getrennt voneinander vergeben werden können. Die Aufteilung kann entweder nach Art oder nach Umfang des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung geschehen. Damit haben kleinere und spezialisierte Unternehmen eine bessere Möglichkeit, am Verfahren teilzunehmen.

Nebenangebot: Angebot einer Leistungsausführung, deren Art von den ursprünglich vorgesehenen Ausschreibungsbedingungen abweicht. Wenn Nebenangebote und Änderungsvorschläge in der Bekanntmachung ausgeschlossen worden sind, kann der öffentliche Auftraggeber sie nicht berücksichtigen.

Öffentlicher Auftraggeber: Rechtssubjekt, das dem Vergaberecht unterliegt, z. B. Bund, Länder und Gemeinden; im Einzelfall aber auch juristische Personen des Privatrechts. Eine genaue Definition findet sich im § 98 GWB.

Schwellenwerte: Geschätzte Auftragswerte, ab deren Erreichen die europäischen Vergaberegelungen angewendet werden müssen. Welcher Schwellenwert einschlägig ist, hängt von der Art des Auftraggebers bzw. von der Art des Auftrags ab. Nach der durchschnittlichen Wertentwicklung der unterschiedlichen Währungen gibt die Europäische Union alle zwei Jahre die aktuellen Schwellenwerte bekannt.

TED (Tenders Electronic Daily): Internet-Bekanntmachungsplattform der Europäischen Union zur Veröffentlichung von EU-Ausschreibungen, erreichbar unter ted.europa.eu.

Vergabeunterlagen: Gesamtheit der Unterlagen, die an Bieter im Rahmen der Angebotsaufforderung übersandt werden. Sie bestehen in der Regel aus dem Anschreiben mit Aufforderung zur Angebotsabgabe, der Beschreibung von Einzelheiten zur Durchführung des Vergabeverfahrens (Bewerbungsbedingungen) und den Vertragsunterlagen. Diese bestehen aus der Leistungsbeschreibung des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung und den Vertragsbedingungen.

Vergabearten sind nach den Vorschriften der Vergabeordnungen zu wählen:

– Offenes Verfahren (oberhalb des Schwellenwertes) bzw. Öffentliche Ausschreibung
Beliebig viele Unternehmen können in diesen formstrengen Verfahren Angebote abgeben und somit am Wettbewerb teilnehmen. Deshalb stellen diese Verfahren die Vergabearten mit dem größtmöglichen Wettbewerb dar.

– Nichtoffenes Verfahren (oberhalb des Schwellenwertes) bzw. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
Die Anzahl der Bieter wird durch eine Vorauswahl des Auftraggebers (Teilnahmewettbewerb) begrenzt. Der Teilnahmewettbewerb wird öffentlich bekannt gegeben. Alle interessierten Unternehmen können Teilnahmeanträge stellen. Die aufgrund ihrer Eignung ausgewählten Anbieter werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Beschränkte Ausschreibungen können auch ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden.

– Verhandlungsverfahren (oberhalb des Schwellenwertes) bzw. Freihändige Vergabe, jeweils mit und ohne Teilnahmewettbewerb
Auch hier fordert der öffentliche Auftraggeber Unternehmen ggf. nach der Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs zur Abgabe von Angeboten auf. Dabei ist er nur begrenzt an formelle Vorschriften gebunden. Er verhandelt mit Bietern über Inhalt und Preise ihrer Angebote. Auch bei dieser Vergabeart sollte soweit möglich ein Wettbewerb zwischen verschiedenen Bietern stattfinden.

VOB: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

VOF: Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen

VOL: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen

VOL/A: VOL Teil A – Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen

VOL/B: VOL Teil B - Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

Zuschlag: Die Annahme des Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber; damit ist der Vertrag abgeschlossen, auch wenn eine spätere Beurkundung vorgesehen ist.

Zuschlagsfrist: Der Zeitraum zwischen dem Ende der Angebotsfrist und dem Zeitpunkt, bis zu dem der Zuschlag erteilt werden soll; der Bieter ist in dieser Zeit an sein Angebot gebunden (siehe Bindefrist).

Zuverlässigkeit: Ein Unternehmen ist zuverlässig, wenn es seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen ist und es keine Hinweise aus früheren Verträgen gibt, die gegen eine einwandfreie Auftragsausführung sprechen.