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Das kleine Beschaffungs-ABC

Damit rund um das Thema „Öffentlicher Einkauf durch das Beschaffungsamt des BMI" keine Fragen offen bleiben, haben wir wichtige Begriffe kurz erläutert.

Anbieter/Bieter: Wirtschaftsteilnehmer, die sich am Vergabeverfahren beteiligen und Angebote abgeben.

Angebot: Der erklärte Wille des Bieters, eine Leistung zu erbringen. Im Rahmen von Vergabeverfahren unterbreiten Bieter mit ihrem Angebot dem öffentlichen Auftraggeber Leistungen mit Preisangaben zu definierten Bedingungen. Das Angebot muss den formellen Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers entsprechen und die geforderten Erklärungen und Nachweise (zum Beispiel Qualitätszertifikate)enthalten.

Angebotsfrist: Die Zeit, die dem Bieter zur Erstellung und Einreichung des Angebotes zur Verfügung steht. Sie beträgt zum Beispiel beim offenen Vergabeverfahren regelmäßig mindestens 35 Tage, gerechnet vom Tag des Absendens der Auftragsbekanntmachung an bis zum Eingang des Angebots beim Auftraggeber.

Auftrag: In der Beschaffung ist der öffentliche Auftrag ein entgeltlicher Vertrag eines öffentlichen Auftraggebers mit einem Wirtschaftsteilnehmer über Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen.

Bekanntmachung: Öffentlich zugängliche Information über Vergabeverfahren. In einigen Vergabeverfahren sind bereits unverbindliche Vorinformationen über zukünftig geplante Vergabeverfahren bekannt zu machen. Dann sind Ausschreibungen, Teilnahmewettbewerbe und häufig auch Vergabeverfahrensergebnisse bekannt zu machen. Dies erfolgt durch Internetportale, amtliche Veröffentlichungsblätter, im Einzelfall auch durch Fach- oder Tageszeitungen. Hiermit soll eine möglichst große Zahl von potenziellen Bewerbern und Bietern Kenntnis über Aufträge erlangen und sich am Verfahren beteiligen.

Das Beschaffungsamt nutzt - neben den vorgegebenen Veröffentlichungskanälen der EU – die E-Vergabe-Plattform für die Bekanntmachungen.

Bedarfsträger: Behörden oder sonstige Institutionen, die feststellen, dass sie Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen von Unternehmen brauchen.

Beschaffungsaufträge: Bedarfsträger, die ihren Bedarf nicht selber mittels Vergabeverfahren decken, sondern sich einer anderen Behörde zur Bedarfsdeckung bedienen, senden dieser einen Beschaffungsauftrag. So kann zum Beispiel die Kundenbehörde Bundespolizei das Beschaffungsamt gemäß den Beschaffungsregeln über öffentliche Aufträge beauftragen, einen Wasserwerfer zu kaufen.

Bieterinformation vor Zuschlagserteilung: Bevor der öffentliche Auftraggeber das Angebot eines Bieters annimmt, benachrichtigt er in Verfahren, die dem EU-Recht unterliegen nichtberücksichtigte Bieter über seine Vergabeabsicht.

Bindefrist: Zeitraum, in dem der Bieter an sein Angebot gebunden ist. Sie beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Das Ende der Bindefrist ist in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen angegeben.

Eignung: Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bieters in Bezug auf die zu erbringende Leistung. Der öffentliche Auftraggeber kann zum Nachweis der Eignung Unterlagen und Angaben fordern (zum Beispiel Firmendarstellung oder Informationen zur Qualifikation der Mitarbeiter), soweit es durch den Gegenstand des Auftrags gerechtfertigt ist.

Fachkunde: Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten, die für die Ausführung der zu vergebenden Leistung erforderlich sind.

Leistungsfähigkeit: Ein Bieter ist leistungsfähig, wenn er über die personellen, kaufmännischen, technischen und finanziellen Mittel verfügt, um den Auftrag einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können.

Lose: Leistungsteile, die getrennt voneinander vergeben werden können. Die Aufteilung kann entweder nach Art oder nach Umfang des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung geschehen. Damit haben kleinere und spezialisierte Unternehmen eine bessere Möglichkeit, am Verfahren teilzunehmen.

Nebenangebot: Angebot einer Leistungsausführung, deren Art von den ursprünglich vorgesehenen Ausschreibungsbedingungen abweicht. Wenn Nebenangebote und Änderungsvorschläge in der Bekanntmachung ausgeschlossen worden sind, kann der öffentliche Auftraggeber sie nicht berücksichtigen.

Öffentlicher Auftraggeber: Rechtssubjekt, das dem Vergaberecht unterliegt, z. B. Bund, Länder und Gemeinden; im Einzelfall aber auch juristische Personen des Privatrechts. Eine genaue Definition findet sich im § 99 GWB.

Schwellenwerte: Geschätzte Auftragswerte, ab deren Erreichen die europäischen Vergaberegelungen angewendet werden müssen. Welcher Schwellenwert einschlägig ist, hängt von der Art des Auftraggebers bzw. von der Art des Auftrags ab. Nach der durchschnittlichen Wertentwicklung der unterschiedlichen Währungen gibt die Europäische Union alle zwei Jahre die aktuellen Schwellenwerte bekannt.

TED (Tenders Electronic Daily): Internet-Bekanntmachungsplattform der Europäischen Union zur Veröffentlichung von EU-Ausschreibungen, erreichbar unter ted.europa.eu.

UVgO: Unterschwellenvergabeordnung - Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte
(Löst seit dem Inkrafttreten am 02.09.2017 die VOL/A ab).

Vergabeunterlagen: Gesamtheit der Unterlagen, die an Bieter im Rahmen der Angebotsaufforderung übersandt werden. Sie bestehen in der Regel aus dem Anschreiben mit Aufforderung zur Angebotsabgabe, der Beschreibung von Einzelheiten zur Durchführung des Vergabeverfahrens (Bewerbungsbedingungen) und den Vertragsunterlagen. Diese bestehen aus der Leistungsbeschreibung des ausgeschriebenen Produktes oder der Dienstleistung und den Vertragsbedingungen.

Vergabearten sind nach den Vorschriften der Vergabeordnungen zu wählen:

  • Offenes Verfahren (oberhalb des Schwellenwertes) bzw. Öffentliche Ausschreibung (unterhalb der Schwellenwerte)

Beliebig viele Unternehmen, die in dem geforderten Marktsegment tätig sind, können Angebote abgeben in diesem formstrengen Verfahren und somit am Wettbewerb teilnehmen. Die Ausschreibungen werden der Öffentlichkeit in speziellen Veröffentlichungsorganen bekannt gemacht. Deshalb stellen diese Verfahren die Vergabearten mit dem größtmöglichen Wettbewerb dar.

  • Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb (oberhalb des Schwellenwertes), bzw. Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb (unterhalb der Schwellenwerte):

Kennzeichen dieser Verfahrensart ist, dass die Anzahl der Bieter durch eine Vorauswahl der Vergabestelle begrenzt ist. Ausgewählte Anbieter werden von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Ein sogenannter Teilnahmewettbewerb dient der Vorauswahl möglicher Bieter. Die geplante Auftragsvergabe wird öffentlich bekannt gegeben, alle interessierten Unternehmen können Anträge auf Teilnahme stellen. Die Vergabestelle wählt unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze aus diesen Bewerbern geeignete aus, die dann zur Angabe eines Angebotes aufgefordert werden.

Bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte kann ausnahmsweise in begründeten Ausnahmefällen, die aktenkundig zu machen sind, auf einen Teilnahmewettbewerb verzichtet werden.

  • Verhandlungsverfahren (oberhalb des Schwellenwertes), bzw. Verhandlungsvergabe (unterhalb der Schwellenwerte), jeweils mit und ohne Teilnahmewettbewerb

Auch hier fordert die Vergabestelle von sich aus Unternehmen zur Abgabe von Angeboten auf. Dabei ist sie nur begrenzt an formelle Vorschriften gebunden. Sie kann z.B. mit dem Bieter über Inhalt und Preise des Angebotes verhandeln. Auch bei dieser Vergabeart sollte soweit möglich ein Wettbewerb zwischen verschiedenen Bietern stattfinden.

  • Zusätzliche Verfahrensarten für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte (nur europaweiter Vergaben) – der Wettbewerbliche Dialog und die Innovationspartnerschaft
    In beiden Verfahren handelt es sich um Vergabeverfahren, die dem öffentlichen Auftraggeber noch mehr Spielraum bei den Verhandlungen mit den Bietern einräumt, wobei das Verfahren der Innovationspartnerschaft insbesondere für die Vergabe von Neuentwicklungen von Liefer- und Dienstleistungen und deren späteren Erwerb eingesetzt werden kann.

VOB: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

VOL: Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen

VOL/A: VOL Teil A – Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen
Wurde abgelöst durch die UVgO und die VgV.

VOL/B: VOL Teil B - Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

Zuschlag: Die Annahme des Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber; damit ist der Vertrag abgeschlossen, auch wenn eine spätere Beurkundung vorgesehen ist.

Zuschlagsfrist: Der Zeitraum zwischen dem Ende der Angebotsfrist und dem Zeitpunkt, bis zu dem der Zuschlag erteilt werden soll; der Bieter ist in dieser Zeit an sein Angebot gebunden (siehe Bindefrist).

Zuverlässigkeit: Ein Unternehmen ist zuverlässig, wenn es seinen gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen ist und es keine Hinweise aus früheren Verträgen gibt, die gegen eine einwandfreie Auftragsausführung sprechen. Zuverlässigkeit und Gesetzestreue fallen seit der Vergaberechtsmodernisierung vom 18.04.2016 nicht mehr unter die Eignungskriterien, sondern gelten bei Nichterfüllung als zwingende Ausschlussgründe.
Gleiches gilt seit 02.09.2017 mit Inkrafttreten der UVgO auch für nationale Vergabeverfahren.