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Ausbildung im Beschaffungsamt

Immer wieder im September...

von Yasmin Tibes und Alex Bossauer

Jedes Jahr findet in diesem Monat die Einstellung neuer Auszubildenden für den Beruf des/der Verwaltungsfachangestellten im Beschaffungsamt des BMI statt. Für jeden Neueingestellten beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Damit der erste Tag für „die Neuen“ gut und reibungslos verläuft, planen wir, die Auszubildenden des 1. Lehrjahres, diesen „von A bis Z“ durch:

Wir setzen uns zusammen und erstellen eine Liste:

  • Telefonliste mit den wichtigsten Ansprechpartnern erstellen;
  • Führung durch das Haus planen ("Rallye"), inklusive Vorstellung der neuen Auszubildenden;
  • Wichtige Skripte erstellen (Verhaltensregeln, Wissenswertes von A bis Z, Fettnäpfchen am ersten Arbeitstag usw.).

Ausstattung

  • Laptop und andere elektronische Einrichtungen bereitstellen;
  • Zeiterfassungskarte und Dienstausweis organisieren;
  • Ordner, Umlaufmappen, Stifte, Kugelschreiber, Ablagen etc. bereitstellen.

Bei jeder Durchführung der oben genannten Punkte wird als Beraterin und Mitverantwortliche unsere Ausbildungsleiterin, Frau Müller, informiert. Eine ständige Rücksprache über eventuelle Probleme, neue Ideen und Anregungen, sorgt dafür, dass der so genannte „große Tag“ nicht nur auf dem Papier gut abläuft.

Dank der guten vorherigen Planung bekommt der erste Tag einen strukturierten und übersichtlichen Ablauf.

Die Auszubildenden des 2. Lehrjahres nehmen die neuen Auszubildenden an der Pforte in Empfang und begleiten sie in einen Besprechungsraum. Hier werden in lockerer Atmosphäre alle notwendigen Formalitäten erledigt. Anschließend führen die Auszubildenden aus dem 2. Ausbildungsjahr die Neueingestellten durch das Haus und erledigen die restlichen wichtigen Angelegenheiten: Abholen der Zeiterfassungskarte und des Dienstausweises, Materialbeschaffung, Empfang der Laptops, Erstellen eines Fotos für das Intranet und eine kurze Einführung am Arbeitsplatz. Auch die für die Beschäftigten selbstverständlichen Abläufe müssen den neuen Auszubildenden erklärt werden. Am Mittag treffen sich alle Auszubildenden wieder im Besprechungsraum, um bei Kaffee und Kuchen offiziell die „Neuen“ zu begrüßen und einander näher kennen zu lernen.

Wir freuen uns auf neue Auszubildende, denen wir gerne bei dem Start ins Berufsleben behilflich sind.