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Einblicke in den Berufsalltag

Kreativität kaufen - unterwegs mit einer frisch gebackenen Beschafferin

Was macht eigentlich ein Beschaffer? Das Berufsbild ist überraschend vielseitig.
Zugegeben, besonders aufregend klingt das erst mal nicht: Sachbearbeiterin im Beschaffungsamt des BMI. Auch Svenja Schulte war noch ein wenig skeptisch, als sie ihre Stelle antrat.Nur einen knappen Monat später aber findet die 24-Jährige: „Es hätte nicht besser kommen können.“ In ihrem Job verbindet sie Kreativität mit kaufmännischen Kenntnissen. Besonders deutlich wird das auf ihrer ersten Dienstreise vom Dienstsitz Bonn nach Berlin, auf der sie zwei erfahrene Kollegen begleitet.

Bild: Svenja Schulte und Uwe Jetzlsperger Svenja Schulte (am Laptop) und ihr Kollege Uwe Jetzlsperger (stehend) klären die Fragen der Behörden zum Rahmenvertrag.)Svenja Schulte (am Laptop) und ihr Kollege Uwe Jetzlsperger (stehend) klären die Fragen der Behörden zum Rahmenvertrag.) Quelle:  BeschA



Montag, 14.00 Uhr, Bundesministerium des Innern: Präsentieren
Auch Botschaften der Bundesregierung müssen oft werbewirksam an den Mann gebracht werden – etwa, wenn die Bundespolizei neue Azubis locken will. Das Beschaffungsamt hat deshalb einen Rahmenvertrag mit der Marketingagentur Serviceplan geschlossen, von dem auch viele weitere Behörden aus dem Geschäftsbereich des BMI profitieren. Auf einer gemeinsamen Info-Veranstaltung mit der Agentur klären Schulte und ihre Kollegen die wichtigsten Fragen der Behörden, etwa: Fällt auch Veranstaltungsmanagement unter den Vertrag? Welche Leistungen bietet die Agentur tatsächlich selbst an und welche lagert sie an andere Anbieter aus? Woraus berechnen sich die Preise?

Nach drei Stunden ist der Termin vorbei. Für die junge Beschafferin, die nach ihrem FH-Studium bei zwei verschiedenen Vergabestellen Erfahrungen gesammelt hat, war er ein Novum: „Ich hätte nicht gedacht, dass wir so viele Außentermine haben und so viel mit den Bedarfsträgern reden; so kannte ich das bisher nicht.“ Die große Besprechung vor Ort hat sich gelohnt, sagt Schultes Kollege Uwe Jetzlsperger: „Am Telefon kommen kleine Probleme zwar oft nicht zur Sprache, sie bestehen aber trotzdem. So läuft man Gefahr, dass sie sich aufstauen, bis der Kunde unzufrieden ist.“ Jetzt hingegen ist die Situation für alle Seiten klar.

Dienstag, 09.30 Uhr, Projektgesellschaft: Moderieren
„Oh, wie süß! Jörg, das musst du sehen!“ Begeistert betrachtet Dr. Gabriele Camphausen das kleine Papiermodell in ihrer Hand. Es zeigt den Ausstellungsraum, den die Projektgesellschaft W22 konzipiert hat. Der Raum ist Teil einer Dauerausstellung, die künftig im ehemaligen Ministerium für Staatssicherheit der DDR zu sehen sein wird. Sie soll nicht nur den stillen Terror der Stasi zeigen, sondern auch den friedlichen Widerstand und den Sturz des Regimes.

Das BeschA hat die Gestaltung und Produktion ausgeschrieben. Auftraggeber waren der Bundesbeauftragte für die Stasi-Unterlagen (BStU) und die Antistalinistische Aktion e.V. (ASTAK). Auch jetzt, nachdem der Auftrag bereits vergeben ist, betreut das BeschA den Vertrag noch weiter und vermittelt – falls nötig – zwischen den drei Parteien. Das kommt aber nur selten vor, denn mittlerweile ist man gut aufeinander eingespielt. Beim heutigen Termin in Kreuzberg präsentieren Christine Kitta und Tobias Kunz von W22 ihre Vorstellung von vier Räumen auf der „Mielke-Etage“ des Hauses. Dr. Camphausen vom BStU und Jörg Drieselmann von der ASTAK hören aufmerksam und kritisch zu. Immer wieder werfen sie Fragen auf: Wie wird dafür gesorgt, dass die Räume nicht überladen wirken? Und weckt der geplante Einsatz von Gucklöchern gerade in einer Stasi-Ausstellung nicht eher unangenehme Assoziationen? Die Diskussion ist lebhaft und produktiv. Als Vermittler werden die BeschA-Mitarbeiter heute nicht gebraucht – sie können gleich weiter zum nächsten Termin fahren.

Bild:Zeitreise für Svenja Schulte: Die sogenannte „Mielke-Etage“ wurde nach der Erstürmung durch Bürgerrechtler im Originalzustand belassen. Zeitreise für Svenja Schulte: Die sogenannte „Mielke-Etage“ wurde nach der Erstürmung durch Bürgerrechtler im Originalzustand belassen.Zeitreise für Svenja Schulte: Die sogenannte „Mielke-Etage“ wurde nach der Erstürmung durch Bürgerrechtler im Originalzustand belassen. Quelle:  BeschA



Dienstag, 10.30 Uhr, ehemaliges Ministerium für Staatssicherheit der DDR: Sondieren
Ganz schön eng hier! Schulte und ihre Kollegen sehen sich im zweiten der vier Räume um, über die gerade noch in der Marketingagentur gesprochen wird. Natürlich hat sie vorab die Pläne gesehen. Aber tatsächlich mittendrin zu stehen, vermittelt doch ein viel besseres Gefühl für die Anforderungen, die an die Projektgesellschaft gestellt werden: Um auf diesem begrenzten Raum eine eindrucksvolle Ausstellung zu schaffen, ist Kreativität gefragt. Der Besuch in der ehemaligen „Mielke-Etage“ und der anschließende Rundgang durch das Stasi-Archiv sind wichtige Anhaltspunkte für Schultes weitere Arbeit.

Dienstag, 14.00 Uhr, Projektgesellschaft: Kontrollieren
Zurück bei W22: Der agenturtypische French-Press-Kaffee und die Biomilch, die während der Besprechung am Morgen noch auf den Tischen standen, mussten weichen. Stattdessen sind hier jetzt zahlreiche Papiere ausgebreitet. Die BeschA-Mitarbeiter ackern sich gemeinsam mit dem Projektkoordinator Klaus Fermor durch die Unterlagen: Es geht um eine Kostenprüfung. „Wenn wir schon vorab über das Thema sprechen, vermeiden wir Missverständnisse und böse Überraschungen in der Rechnung“, erklärt Jetzlsperger. Um abzugleichen, was die Scheinwerfer kosten sollen und dürfen, die die Agentur einsetzen will, ist auch ein Preiskatalog zur Hand. Und damit die Sachbearbeiter abschätzen können, wie teuer die Arbeitszeit werden wird, gewährt Fermor ihnen einen Einblick in das elektronisch erfasste Stundensystem der Gesellschaft: Wer hat wann wie lange an der Ausstellung gearbeitet? Hier ist alles ganz genau verzeichnet.

Dienstag, 16.00 Uhr, Kommunikationsagentur: Parlieren
Ortstermin bei der Kommunikationsagentur FLMH in Tempelhof: Die Agentur hatte sich kürzlich zum ersten Mal bei einer der elektronischen Ausschreibungen des Beschaffungsamtes beworben; es ging um die Gestaltung einer Webseite. Dabei kam es zu einem technischen Fehler. Zwar konnte die Agentur letztendlich doch noch teilnehmen und sogar gewinnen, aber die BeschA-Mitarbeiter wollen den Fall trotzdem noch einmal aufrollen, damit solche Fehler künftig vermieden werden können. Felix Lohmaier von FLMH freut sich: „Schön, einen Einblick zu bekommen, das ist ein toller Service!“ Auch das Beschaffungsamt profitiert davon, wenn die Agentur sich von einem solchen Stolperstein nicht abschrecken lässt, sondern weiterhin an den Ausschreibungen teilnimmt: Je mehr Bieter eine Ausschreibung hat, desto günstiger kann das Amt für seine Kundenbehörden einkaufen.

Bei dieser Gelegenheit erläutern die BeschA-Mitarbeiter auch noch einmal, wie genau ein Vergabeverfahren auf Seiten des Amtes abgewickelt wird: Zunächst erstellen die Beschaffer die Ausschreibung und veröffentlichen sie. Dann reichen die Bieter die Unterlagen ein, die in der Ausschreibung gefordert werden. Die Beschaffer prüfen sie auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, danach folgt der Vergleich aller zulässigen Angebote: Das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis erhält den Zuschlag. Gerade hier wird’s oft knifflig für Schulte und ihre Kollegen: Kreativität einzukaufen, ist im Vergaberecht nicht abgedeckt. Während es klare Regeln für Produkte wie Werkzeuge, Uniformen oder Kfz gibt, lassen sich Konzeptideen und Geistesblitze nur schlecht in Verordnungen pressen. Kreative Lösungen werden also auch oft von den Beschaffern verlangt. Nicht immer ganz einfach, aber ihr gefällt’s: „Es ist auf jeden Fall interessanter, als den ganzen Tag nur Bescheide zu schreiben“, sagt sie mit einem Augenzwinkern.

Bild:Die BeschA-Mitarbeiter erklären der FLMH-Mannschaft Schritt für Schritt, wie ein Vergabeverfahren funktioniert. Die BeschA-Mitarbeiter erklären der FLMH-Mannschaft Schritt für Schritt, wie ein Vergabeverfahren funktioniert.Die BeschA-Mitarbeiter erklären der FLMH-Mannschaft Schritt für Schritt, wie ein Vergabeverfahren funktioniert. Quelle:  BeschA



Mittwoch, 10.00 Uhr, Marketingagentur: Diskutieren
Wiedersehen mit einem alten Bekannten: Der letzte Termin in Berlin findet in Mitte statt, wo die Agentur Serviceplan ihren Hauptsitz hat. Beim monatlichen Jour Fixe werden aktuelle Projekte und Probleme besprochen. Auch hier sind die BeschA-Mitarbeiter wieder als Vermittler zwischen Verwaltungs- und Kreativmentalität im Einsatz. Oft passiert es etwa, dass Wunschvorstellungen auf die hart budgetierte Realität treffen: Dann gilt es abzuwägen: Reicht statt eines teuren Kinospots auch die klassische – und wesentlich günstigere – Pressearbeit aus?

Aktuell allerdings besteht das größte Problem darin, dass die Agentur an ihrem Jahresabschluss im Juni arbeitet und daher viele Teilrechnungen für noch laufende Projekte erstellt hat. Die Behörden haben dafür nicht immer Verständnis und wollen nicht bezahlen. Auch Uwe Jetzlsperger muss seine Gesprächspartnerin enttäuschen: „Ihr Geschäftsjahr interessiert mich – mit Verlaub – nicht.“ Es gelten die abgeschlossenen Verträge, und nach denen muss die Behörde erst bezahlen, wenn die Leistung vollständig erbracht ist. Doch es gibt auch für beide Seiten erfreulichere Themen, wie etwa die Personalgewinnungskampagne der Bundespolizei: Die ist richtig schick geworden. Jetzt fragt sich nur noch, wer die Leistungen beauftragt, die die Agentur nicht selbst erbringen kann: BeschA oder BPol? Das ist rasch geklärt, und so endet der Termin wieder ganz versöhnlich.

Für Schulte gibt es nur eine kurze Pause: Sie fährt noch heute weiter nach Hamburg, wo sie ihren ersten „eigenen“ Termin hat: Sie besucht eine Agentur für Gebärdensprach-Filme. Solche Filme sollen schon bald auf allen Webseiten des Bundes zu sehen sein; Schulte ist für die Ausschreibung zuständig. Sie freut sich über die Verantwortung: „Ich bin schon direkt am Arbeiten, learning by doing – so will man das ja auch.“ So macht sich die Sachbearbeiterin / Präsentatorin / Moderatorin / Kontrolleurin – kurz: die Beschafferin – guten Mutes auf den Weg.